Tra cứu hóa đơn điện tử giá trị gia tăng (GTGT) là cách nhanh và chính xác nhất giúp doanh nghiệp biết được hóa đơn của doanh ngiệp mình đã phát hành thành công hay chưa. Đồng thời, đây cũng là cách để doanh nghiệp kiểm tra các thông tin hóa đơn GTGT của đối tác có hợp lệ hay không.

Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn giá trị gia tăng cũng bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn điện tử GTGT trên trang Tổng cục thuế:

Bước 1: Truy cập website tra cứu hóa đơn của Tổng cục thuế, website:

http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html

Bước 2: Tra cứu thông tin hóa đơn GTGT:

Tại trang chủ, nhấn vào tab “Thông tin hóa đơn, biên lai” → chọn “Hóa đơn” → chọn hình thức tra cứu “Tra cứu một hóa đơn/ Tra cứu nhiều hóa đơn”.

+ Nếu chọn hình thức Tra cứu một hóa đơn → Giao diện “Tra cứu một hóa đơn” sẽ hiển thị ngay sau đó. Người tra cứu cần nhập đầy tất cả thông tin của 5 chỉ tiêu có dấu (*) được yêu cầu để tiến hành tra cứu, cụ thể:

• Mã số thuế người bán HHDV

• Mẫu số

• Ký hiệu hóa đơn

• Số hóa đơn

• Mã xác thực

+ Nếu muốn tra cứu các loại hóa đơn khác như: Bưu điện, bưu chính, viễn thông → click vào “Hóa đơn bưu chính viễn thông”.

+ Nếu chọn hình thức Tra cứu nhiều hóa đơn → Giao diện “Tra cứu nhiều hóa đơn” sẽ hiển thị ngay sau đó → Cần chuẩn bị 1 file Excel thông tin hóa đơn cần tra cứu và được thiết kế theo các quy định như trên website tra cứu.

Bước 3: Đối chiếu hóa đơn với kết quả tra cứu:

+ Với kết quả tra cứu hiển thị, đối chiếu vớithông tin Hóa đơn GTGT doanh nghiệp có hoặc nhận được xem có bất kỳ sai sót nào hay không. Cụ thể, doanh nghiệp đối chiếu 5 thông tin sau:

• Mẫu số hóa đơn.

• Ký hiệu hóa đơn

• Số hóa đơn

• Hình thức hóa đơn

• Ngày bắt đầu sử dụng/ Ngày mua

+ Nếu thông tin hoàn toàn trùng khớp thì hóa đơn tra cứu là hợp lệ.

+ Ngược lại, nếu kết quả đối chiếu không đúng hoặc thiếu thông tin trên thì hóa đơn tra cứu là không hợp pháp.

+ Để xử lý trường hợp hóa đơn không hợp pháp, doanh nghiệp có thể liên hệ bên bán hàng để kiểm tra lại xem họ đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử đó chưa. Nếu bên bán hàng đã thông báo phát hành rồi thì chụp ảnh cho xin Thông báo phát hành hóa đơn của bên bán hàng được cơ quan Thuế chấp nhận.